Contrat Licence Utilisateur Final Espace Agent 360

Qui sommes-nous

Espace Agent 360 (ESAG360) est une solution du Groupe JVS. Nous concevons des applications pour les collectivités territoriales et agissons en tant que responsable de traitement avec les communes qui souhaitent offrir à leurs agents un portail RH personnalisé.

Nous avons désigné un Délégué à la Protection des Données, conformément à l'article 37 du RGPD, qui peut être contacté par courriel à dpo@jvs.fr.

Hébergeur

Nous hébergeons les données chez OVH, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix. Les données sont stockées sur des serveurs en France conformes au RGPD et respectant la protection des données à caractère personnel, soumis à une réglementation qui vous garantit un haut niveau de protection des données personnelles.

Pourquoi avons-nous besoin de vos données personnelles ?

Les données personnelles sont collectées directement auprès des utilisateurs ou indirectement à l'occasion de l'utilisation ou des visites.

Ces données à caractère personnel sont collectées uniquement pour gérer l'inscription, les demandes d'information, assurer la bonne mise en service des solutions et des services proposés, expliquer le fonctionnement des solutions, faire bénéficier à l'utilisateur d'une utilisation personnalisée et optimale, améliorer nos services, gérer le contentieux et le précontentieux et assurer le suivi technique en cas de difficultés rencontrées.

L'accès au service peut être altéré en l'absence de consentement à la collecte des données mentionnées dans la présente.

Quelles finalités à la collecte de vos données personnelles ?

Les traitements des données personnelles effectués par notre société sont tous justifiés par une base légale : intérêt légitime, intérêt public, exécution d'un contrat, une obligation légale ou consentement de l'utilisateur.

Les données sont traitées pour assurer le bon fonctionnement des services tels que :

• La gestion de l'utilisateur, la fourniture des services proposés ;
• La gestion des précontentieux et contentieux ;
• La gestion du service ;
• Gérer et répondre aux demandes d'exercice de droits (se référer à l'article correspondant des présentes) ;
• Recueillir votre accord pour assurer la communication par voie électronique et la personnalisation du contenu.

Quelles sont les catégories de données personnelles traitées ?

Les données à caractère personnel traitées sont :

• Nom
• Prénom
• Adresse email

Le détail complet des données réellement traitées par l'application, y compris les données techniques, figure dans le registre des traitements en fin de document.

Qui a accès à vos données ?

Nous n'utilisons les données collectées auprès de l'utilisateur que pour les besoins du service. Les données sont cependant susceptibles d'être transmises à des tiers dans le cadre de la fourniture de services et de leur optimisation. S'il est nécessaire que, dans ce cadre, notre société divulgue des données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue de les utiliser conformément aux dispositions de la présente.

Nous ne transmettons vos données personnelles qu'aux seuls destinataires qui en ont la stricte nécessité, pour en assurer le traitement conformément à la finalité de leur collecte :

• Le personnel habilité des différents services de notre société ;
• Les agents de l'organisme responsable de la paye en charge du traitement RH de la collectivité ;
• S'il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, avocats, huissiers, autorités de police ou de gendarmerie en cas de réquisition judiciaire… ;
• Lorsque l'utilisateur y consent, les tiers susceptibles de déposer des cookies sur les terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…).

Combien de temps sont conservées vos données ?

Les données des utilisateurs ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies telles qu'énoncées aux présentes, et ce conformément à la réglementation et aux lois applicables.

Les données de l'utilisateur sont effacées ou anonymisées lorsque les durées de conservation expirent. Néanmoins, les données pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins d'éventuelles constatations, et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que besoin, la mise à disposition de ces données à l'autorité judiciaire.

Pour les durées de conservation et les modalités de gestion des données, se référer à la section « Suppression des données personnelles » et au registre des traitements en fin de document.

Quelles mesures de sécurité pour vos données ?

À ce titre, notre société s'engage à assurer la confidentialité des données collectées, et à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles adaptées, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements, pour préserver la sécurité des données et leur intégrité, notamment contre la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés.

D'une façon générale, notre société et nos sous-traitants mentionnés dans la présente s'engagent à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles afin d'assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données, en application de la Loi informatique et Libertés et du Règlement européen sur la protection des données (RGPD).

À ce titre nous nous engageons notamment à :

• Héberger les données au sein de l'Union Européenne ;
• Ne pas utiliser les données à des fins autres que celles spécifiées aux présentes ;
• Ne pas divulguer les données à des tiers, qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales, en dehors du responsable de traitement (la collectivité) et des prestataires techniques susvisés ;
• Informer dans les meilleurs délais le responsable de traitement de toute violation ou faille de sécurité ayant des conséquences directes ou indirectes sur les données et/ou susceptible d'entraîner accidentellement la divulgation ou l'accès non autorisé à des données, pour notifier si nécessaire une violation de données.

Nous nous engageons à fournir nos meilleurs efforts pour assurer aux utilisateurs une accessibilité à l'application à tout moment. Notre société ne pourra être tenue responsable, en cas d'indisponibilité, quelle qu'en soit la cause. N'hésitez pas à nous signaler tout incident que vous constaterez à l'adresse de notre DPO (mentionnée ci-dessus).

Droits des utilisateurs

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 et au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, les utilisateurs disposent d'un droit individuel d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité des données qui les concernent.

Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande écrite à l'adresse de notre DPO précité.

Les utilisateurs disposent également du droit d'introduire des réclamations auprès de la CNIL concernant l'exercice des droits susvisés.

En accédant ou en utilisant notre service, vous acceptez les présentes conditions qui régissent votre utilisation. La violation de ces conditions peut entraîner la suspension ou la résiliation de votre utilisation du service et être suivie de poursuites.

Vous ne pouvez pas :

• Utiliser le service d'une manière qui pourrait nuire.
• Utiliser le service d'une manière qui enfreint la loi applicable, notamment :
  • Activités illégales, la violation des droits d'auteur ou d'autres lois sur la propriété intellectuelle.
  • Menacer, traquer, diffamer, frauder, dégrader, victimiser ou intimider quiconque pour quelque raison que ce soit.
  • Violer les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité.
• Utiliser le service d'une manière qui pourrait créer, à la seule discrétion et jugement de notre société, un risque déraisonnable pour les personnes du point de vue de la sécurité ou de la confidentialité.

Vous devez :

• Vous conformer à toutes les lois et réglementations applicables à votre utilisation des données communiquées.
• Lorsque certains contenus violent les lois applicables et/ou violent les droits de tierces parties et/ou sont simplement inacceptables, nous vous demandons de nous le faire savoir le plus rapidement possible par courrier électronique afin que nous puissions prendre les mesures appropriées pour prévenir ou limiter l'impact de tout problème.

Exclusion de responsabilité

JVS-Mairistem ne pourra être tenu responsable des dommages directs ou indirects liés à la nature et au contenu des informations et données créées et/ou communiquées par l'utilisateur ; plus généralement, JVS-Mairistem ne peut en aucun cas être responsable à raison des données, informations, provenant d'un tiers, transmises ou reçues au travers de l'utilisation du service.

Introduction aux présentes conditions

L'utilisateur désigne toute personne utilisant les services selon les modalités prévues aux présentes.

Les présentes ont pour objet la mise à disposition non exclusive des services au bénéfice de l'Utilisateur pour ses besoins propres et personnels.

Champ d'application

L'Utilisateur reconnaît avoir la capacité requise pour souscrire aux services. Le choix et l'utilisation des services sont de la seule responsabilité de l'Utilisateur.

Les présentes conditions s'appliquent sans restriction ni réserve à toute utilisation des services par l'Utilisateur. Elles précisent, notamment, les conditions d'utilisation des services. Ces conditions s'appliquent à l'exclusion de toutes autres.

Sauf preuve contraire, les données enregistrées dans le système informatique constituent la preuve de l'utilisation des services par l'Utilisateur.

L'Utilisateur déclare avoir pris connaissance des présentes et les accepte. L'utilisation des services par l'Utilisateur vaut acceptation sans restriction ni réserve des présentes conditions.

Les services fournis

Désignation du produit : Espace Agent 360 (ESAG 360)

Finalité et descriptif du service

L'application ESAG 360 a pour objectif de proposer une application mobile dédiée aux agents d'une collectivité, permettant d'avoir accès à un espace personnel offrant :

• La pose d'absences décentralisables ;
• La consultation de ses documents de RH ;
• La consultation de ses droits d'absences décentralisables ;
• La visibilité par planning de l'historique de ses demandes d'absences.

Les prérequis

La création d'un compte personnel et l'acceptation des présentes (CLUF) sont obligatoires pour l'utilisation de ce module.

Acceptation de l'utilisateur

L'Utilisateur reconnaît avoir été informé de manière lisible et compréhensible, au moyen de la mise à disposition des présentes conditions, préalablement à l'utilisation du service :

• Sur les caractéristiques essentielles des services et notamment les spécifications lui permettant de l'utiliser en toute connaissance de cause, notamment en ce qui concerne leurs conditions d'utilisation. L'Utilisateur est tenu de se reporter au descriptif du service afin d'en connaître les propriétés et les particularités essentielles ;
• Sur l'identité de notre société et l'ensemble de ses coordonnées.

Le fait d'utiliser le service emporte adhésion et acceptation pleine et entière des présentes conditions, ce qui est expressément reconnu par l'Utilisateur.

Durée, fin du contrat

Les présentes conditions prennent effet à la date d'utilisation des services par l'Utilisateur.

Pour les cas où l'utilisateur dispose d'un compte, il peut à tout moment consulter/modifier ses données, demander la suspension et la suppression de son compte auprès de son administrateur de paye de la collectivité cliente JVS. Ses données sont alors traitées selon les modalités de gestion des données décrites dans la section « Suppression des données personnelles ».

Les responsabilités des parties

Les responsabilités de l'Utilisateur

Il revient à l'Utilisateur, à ses seuls frais et sous sa seule responsabilité, de se doter des moyens techniques, notamment accès Internet (matériel, logiciels, réseaux etc.), et de la compétence nécessaire pour accéder aux services et effectuer toutes opérations permises, sans recours contre notre société en cas de dommages résultant d'une mauvaise compréhension ou manipulation.

Engagement de « bonne conduite »

Le service est conditionné à une utilisation non abusive. Sont considérées comme une utilisation abusive, notamment :

• L'utilisation du service à des fins inappropriées, frauduleuses ou illicites. L'Utilisateur reconnaît que la violation des droits de propriété intellectuelle constitue un acte de contrefaçon, sanctionné pénalement ou civilement.
• Porter atteinte de quelque façon que ce soit à des mineurs ;
• Louer ou commercialiser sous quelque forme que ce soit tout ou partie du service ;
• Étudier à rebours, décompiler, désassembler, modifier les logiciels permettant d'assurer le service, ou créer des œuvres dérivées à partir de ceux-ci ;
• Utiliser le service d'une façon qui perturbe ou dégrade la qualité de celui-ci ;
• Pour les cas où l'utilisateur peut publier des contenus, ils doivent être licites et utilisés conformément aux règles de l'art et aux lois et réglementations en vigueur. Toute utilisation de contenus illicites (pédopornographie, apologie ou incitation aux crimes contre l'humanité, au terrorisme, à la pédophilie, à l'antisémitisme, au racisme, à la haine en raison du sexe, de la religion, de l'orientation ou identité sexuelle ou du handicap) ou utilisation illicite ou abusive de contenus (utilisation frauduleuse, ou en violation de droits de la personnalité, droits d'auteur, brevets, marques ou autres droits de propriété intellectuelle) est prohibée et peut donner lieu, à discrétion de notre société, au retrait des données incriminées, à la suspension de l'accès sans autre formalité ni préavis, à la désactivation du compte, sans préjudice des poursuites et demandes d'indemnisation.

La responsabilité de tout contenu publié sur l'application par un Utilisateur lui incombe. Ceci implique que c'est lui, et lui seul, qui est entièrement responsable.

L'Utilisateur reconnaît et accepte que nous puissions conserver le contenu incriminé et le communiquer, selon les exigences légales et réglementaires, ou si, en toute bonne foi, une telle conservation et une telle communication devaient s'avérer raisonnablement nécessaires : au respect de toute procédure légale ; à l'application des présentes conditions ; au traitement de toute plainte au sujet de contenu violant les droits de parties tierces ; à la protection des droits, de la propriété ou de la sécurité même de notre société, de ses utilisateurs ou de son public.

Pour les cas où l'Utilisateur dispose d'un Code d'Accès Personnel pour le service, il est le seul gardien et responsable de son Code d'Accès Personnel et il s'engage à ne le communiquer à aucun tiers sous quelque prétexte que ce soit, et à le conserver strictement confidentiel. Le partage de compte et la connexion simultanée de plusieurs personnes sur un même compte utilisateur sont fortement déconseillés, car cette action peut engendrer des conflits et venir en opposition avec la qualité de service.

L'utilisation du service par l'Utilisateur est de sa seule responsabilité.

Nos responsabilités

Pour les cas où l'Utilisateur dispose d'un Code d'Accès Personnel pour le service, l'usage du Code d'Accès Personnel par l'utilisateur vaut preuve de l'utilisation du service, la présente disposition valant convention de preuve. De même, l'usage constant du service prouve la conformité.

Nous ne contrôlons pas les contenus et ne garantissons donc pas leur véracité, leur intégrité ou leur qualité. En aucun cas et en aucune façon, notre société ne pourra être tenue pour responsable de quelque contenu que ce soit. Néanmoins, notre société pourra, ou devra sur demande de retrait judiciaire, refuser, suspendre, supprimer ou déplacer des contenus qui auraient un caractère manifestement illicite.

Notre société garantit que les données sont stockées sur le territoire de la France.

Limitation de garantie

Notre société se réserve le droit d'interrompre immédiatement et sans préavis l'accès au service :

• Afin de procéder à une intervention technique, d'améliorer le fonctionnement du service ou pour toute opération de maintenance de son fait ou du fait de son prestataire de maintenance. Dans la mesure du possible, nous en informerons préalablement les Utilisateurs ;
• Si nous recevons un avis notifié par une autorité compétente administrative, arbitrale, judiciaire ou par un tiers, conformément aux lois applicables appropriées ;
• En cas d'utilisation du service contraire aux présentes conditions, aux bonnes mœurs et/ou malveillante à l'ordre public, aux lois et règlements en vigueur.

Les services fournis sont conformes à la réglementation en vigueur en France. La responsabilité de notre société ne saurait être engagée en cas de non-respect de la législation. L'Utilisateur des services est seul responsable de vérifier les réglementations en vigueur.

Exclusion de garantie

Notre société ne pourra être considérée comme responsable ni défaillante pour tout retard ou inexécution consécutif :

• À la survenance d'un cas de force majeure, au sens de l'article 1218 du Code civil ;
• Au non-respect de la législation ;
• En cas de mauvaise utilisation du service par l'Utilisateur.

Clause limitative de responsabilité

En cas de manquement de notre société à ses obligations contractuelles, notre responsabilité ne saurait être recherchée. Dans tous les cas, notre société ne garantit aucun dommage indirect, ni aucun préjudice découlant d'une éventuelle indisponibilité des services.

La protection des données et le RGPD

Les types de données personnelles

Les données personnelles de l'Utilisateur sont nécessaires au traitement et pour toutes les communications transactionnelles.

Le traitement des données personnelles pour l'utilisation des services

Concernant les données communiquées par l'Utilisateur dans le cadre de l'utilisation des services et conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, renforcée et complétée par le RGPD entré en vigueur le 25 mai 2018, l'Utilisateur dispose, à tout moment, d'un droit d'accès, de rectification, d'opposition, d'effacement et de portabilité de l'ensemble de ses données personnelles en écrivant, par courrier et en justifiant de son identité, à notre DPO.

En application de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, il est rappelé que les données nominatives demandées à l'Utilisateur sont nécessaires au traitement.

La protection des données personnelles de l'utilisateur liées à l'utilisation des services

Les données sont stockées au moyen des services fournis. L'Utilisateur est responsable du traitement de ses données personnelles traitées par les différentes fonctionnalités disponibles sur les services.

Nous accédons aux données de l'Utilisateur de deux manières :

• Pour assurer la mission définie dans les présentes conditions ;
• Pour des opérations de maintenance et de support, afin d'assurer une qualité et une continuité de service. L'Utilisateur se déclare informé et accepte que notre société puisse, dans le cadre d'une opération de maintenance, accéder aux informations de l'Utilisateur. Notre société s'interdit d'utiliser les données qu'elle traite à d'autres fins que l'exécution de la mission contractualisée.

La sous-traitance des données

Nous faisons appel à des sous-traitants dans le cadre de la mise à disposition des services (voir la section « Sous-traitants »).

Il appartient à notre société de s'assurer que le sous-traitant respecte les obligations du présent contrat et présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le service réponde aux exigences légales, notamment du RGPD.

Exercice du droit des personnes

L'Utilisateur dispose d'une procédure d'exercice de droit des personnes. Il doit faire une demande écrite à notre DPO ou au responsable de traitement en précisant la nature de sa demande. Notre société s'engage à aider le responsable de traitement pour répondre à cette demande et à tenir un registre de demande de droit des personnes.

Suppression des données personnelles

Pour les cas où l'Utilisateur dispose d'un compte, à la suppression de ce dernier, nous avons pour obligation d'anonymiser ou supprimer toutes les données à caractère personnel de l'Utilisateur et toutes copies existantes. Il ne saurait y avoir de rétention de la part de notre société pour quelque raison que ce soit.

Les modalités de gestion de vos données sont les suivantes :

• Vous avez la possibilité à tout moment de demander la suppression de votre compte ESAG360 à votre gestionnaire de paye ;
• À la demande de cette dernière, les données du compte sont alors supprimées par l'administrateur de paye de la collectivité sans délai ;
• Sinon, ces données sont également automatiquement supprimées à la date de sortie de l'agent de la collectivité (mutation, retraite, démission, fin de contrat…).

Cependant, afin de répondre à d'éventuelles requêtes juridiques sur votre utilisation du service, nous conservons un journal de connexion sur une période d'un an à compter de la fermeture de votre compte. Une fois ce délai atteint, elles seront supprimées comme l'impose le RGPD.

Les données sont conservées dans les journaux de traçabilité (identifiant utilisateur / identité (nom, prénom) / adresse email / adresse IP / date et heure de connexion).

Notifications en cas d'atteinte à la sécurité des données

Notre société s'engage à informer de toute violation de données personnelles et à apporter son concours à la mise en œuvre de toute mesure permettant d'y remédier. Dans ces cas, nous nous engageons à :

• Informer le responsable de traitement dans un délai raisonnable, et au maximum sous 72 heures, après avoir pris connaissance de l'instruction si, selon elle, cette instruction constitue une violation de la réglementation applicable ;
• Apporter, dans la mesure du possible, tout élément nécessaire au responsable de traitement pour évaluer les risques et impacts de cette violation et lui permettant de prendre toutes décisions et mesures utiles quant à sa gestion et aux suites à donner ;
• Fournir les éléments de précision suivants pour toute violation, et a minima si possible : nature de la violation, catégorie et nombre approximatif de personnes concernées ou susceptibles de l'être, catégories et volume des données personnelles impactées, conséquences probables de la violation, évaluation des préjudices potentiels et niveau de gravité, mesures techniques et organisationnelles déjà prises ou proposées pour y remédier.

Il est entendu que le responsable de traitement est le seul à disposer de la maîtrise et de la connaissance, notamment de l'origine, des données personnelles traitées. Le responsable de traitement garantit ainsi respecter l'ensemble des obligations qui lui incombent en qualité de responsable du traitement.

Propriété intellectuelle

Le service est protégé par les lois françaises et internationales relatives à la propriété intellectuelle.

L'accès à l'application ESAG 360 vous confère un droit d'usage privé et non exclusif de ce site. L'ensemble des éléments édités sur ce site, incluant notamment les textes, photographies, infographies, logos, marques… constituent des œuvres au sens du code de la Propriété Intellectuelle. En conséquence, toute représentation ou reproduction, intégrale ou partielle, qui pourrait être faite sans le consentement de leurs auteurs ou de leurs ayants droit, est illicite et est susceptible de constituer un délit de contrefaçon.

En publiant des photos, textes ou documents sur notre site, vous cédez expressément tous vos droits de propriété intellectuelle relatifs.

Vous reconnaissez et acceptez ne percevoir aucune compensation, de quelque nature que ce soit, pour l'utilisation des photos, textes ou documents par JVS ou par des tiers autorisés par le site.

Les mesures techniques et organisationnelles prises

Contrôle d'accès des utilisateurs

Les accès utilisateurs sont régis par une identification sécurisée à l'aide de son compte.

Mesures de traçabilité

Dans le cadre du suivi de notre Système d'Information (SI), nous disposons d'un système de journalisation des actions des utilisateurs.

Les logs sont conservés pour une durée de 12 mois et contiennent :

• L'identifiant de l'utilisateur
• L'identité (Nom, Prénom)
• L'adresse email
• L'adresse IP
• Date et Heure de connexion
• L'application utilisée : web app, application mobile

Mesures de protection des logiciels

Afin d'assurer un service de qualité, nous avons mis en place les mesures de protection suivantes :

• Système anti-DDoS de l'hébergeur ;
• Chiffrement des données sur réseau (SSL) ;
• Sauvegarde journalière et supervision quotidienne des incidents ;
• Veille des vulnérabilités et failles de sécurité, avec mise en place de correctifs suite à leur détection ;
• Politique de gestion des changements, incluant des environnements et des procédures de tests avant la mise à disposition de ces changements pour l'Utilisateur.

Audit du système d'information

Les audits réguliers du système d'information

Nous commanditons régulièrement un audit indépendant pour évaluer et documenter la pertinence des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre dans le cadre du service.

Ces informations sont des informations confidentielles et sont protégées au titre du secret des affaires (articles 151-1 et suivants du Code de commerce).

Droit applicable, langue, et litiges

Les présentes conditions et les opérations qui en découlent sont régies par le droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

Actualisation des présentes conditions

Nous pouvons actualiser les présentes conditions en proposant une nouvelle version sur l'application, notre site internet, site extranet ou au sein des documents fournis avec les applications.

Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement ces supports.

Les engagements de notre société sur la sécurité des données (Chapitre Politique Cookies)

Notre politique de sécurité et de confidentialité

https://en.calameo.com/read/00027442620a607eafa8c?authid=IDXXYkJ5jD4c

Sous-traitants

Registre des traitements des données personnelles de l'application

App Mobiles – ESAG 360. Pour chaque donnée traitée par l'application : sa finalité, les acteurs concernés, les mesures de sécurité, les durées de conservation, le consentement et la traçabilité associés.

Photo de profil utilisateur

Nom et prénom

Adresse e-mail

Identifiant utilisateur

Adresse IP

Identifiant du smartphone

Navigateur / Application utilisée